Akademie Lektion 15 – Pressekonferenz & Co.
Wie bei der Pressemitteilung gilt auch bei der Pressekonferenz: Veranstalten Sie ein solches Ereignis nur, wenn Sie auch etwas Wichtiges zu kommunizieren haben. Lediglich ein rundes Vereinsjubiläum wird wenige Journalisten motivieren zu kommen. Und: Bieten Sie etwas Interessantes, Überraschendes, Kreatives. Ein Podium besetzt mit Mitgliedern der Organisation, die frontal ihre Arbeit vorstellen, wird es selten zu einer Berichterstattung bringen. Auch wenn es vorrangig darum geht, die Vereinsarbeit vorzustellen, spricht nichts dagegen, sich eine spannende Aktion auszudenken. Man sollte immer daran denken, dass Journalisten am besten über eine konkrete Aktion berichten können, eine Geschichte, etwas, zu dem es Bilder gibt. Schließlich wollen sie ihrerseits Leser und Zuschauer unterhalten und überraschen.
Der Verein, der sich um Einbruchsprävention in Seniorenwohnungen kümmert, kann zu einer Demonstration einladen, bei der jemand ein Türschloss knackt. Ein Mitarbeiter des Vereins erklärt dann, wie man es verhindern kann. Oder man tut sich zusammen mit den „Freunden der Schließtechnik“, einem Verein, der sich dem Öffnen von Schließanlagen mithilfe von Dietrichen verschrieben hat. Sponsern kann die Veranstaltung dann ein Hersteller von hochwertigen Schlössern, der Journalist kann eindrucksvolle Bilder schießen. Ein Denkmalschutzprojekt kann die Besteigung des Kirchturms anbieten, der sonst nicht zugänglich ist. Journalisten können aus der ungewöhnlichen Perspektive Fotos machen. Man denke daran, dass jedes Bild die Berichterstattung aufwertet und für den freien Journalisten ein Zusatzhonorar bedeutet.
Planvoll vorgehen
Eine Pressekonferenz zu organisieren, bedarf präziser Planung. Wer ohne Pannen eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine stellen will, sollte ein verlässliches Team zusammenstellen und etwa zwei Monate vor der eigentlichen Veranstaltung in die konkrete Planung einsteigen.
Zwei Monate vorher sollte der Charakter der Veranstaltung und der grobe Ablauf festgelegt worden sein. Klären sollte man, ob andere wichtige Termine parallel liegen, die eine „Konkurrenz“ bedeuten können. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams fest. Denken Sie auch schon zu diesem Zeitpunkt an das Anmieten der geeigneten Räumlichkeiten.
Sechs Wochen vorher ist es an der Zeit, die konkreten Adressaten zu definieren. Durchforsten Sie Ihre Presseverteiler nach den richtigen Ansprechpartnern für genau diese Veranstaltung. Auf Basis dieses Verteilers erstellt man auch gleich eine Teilnehmerliste, in die laufend Zu- und Absagen eingetragen werden. Sollen Gesprächsgäste, Künstler oder Prominente die Veranstaltung mitgestalten, werden diese jetzt angesprochen. Auch Dienstleister, wie Fotografen oder Caterer, sollten nun mit ins Boot geholt werden.
Vier Wochen vor der Veranstaltung empfiehlt es sich, die Einladungen zu versenden. Möchten Sie die Veranstaltung in Kalendern platzieren, die nur alle zwei Wochen erscheinen, dann kontaktieren Sie diese auch jetzt. Sollen zudem Pressemappen auf der Veranstaltung verteilt werden, dann kümmern Sie sich spätestens jetzt um diese. Gerade, wenn Teile davon individuell gestaltet und gedruckt werden müssen, braucht es Vorlauf. Denken Sie auch bei der Materialauswahl daran, was wirklich interessant ist, womit Sie Medienvertreter erreichen können. Schließlich fehlt noch ein Check, ob Dekoration, Roll-ups und Ähnliches vorhanden ist.
In der Woche vor der Veranstaltung ist es ganz wichtig, die eingeladenen Pressevertreter telefonisch an den Termin zu erinnern. An dieser Stelle können Sie im direkten Gespräch mit den Journalisten für das Event und Ihre Sache werben. Nutzen Sie die Chance, bereiten Sie sich mit einem Telefonleitfaden auf das Gespräch vor und kommen Sie Wünschen der Medienvertreter entgegen. Wer mit einer Veranstaltung Aufmerksamkeit erreichen will, sollte nach dem Motto „Geht nicht, gibt’s nicht“ gegenüber der Presse verfahren. Separate Interviewwünsche, die sich aus den Gesprächen ergeben, können nun aufgenommen und koordiniert werden.
Ein Tag vorher sollte noch einmal sämtliches Material gecheckt werden.
Am Tag der Veranstaltung sollte nicht vergessen werden, eine Anwesenheitsliste zu führen, um später nachvollziehen zu können, welche Pressevertreter vor Ort waren und wie diese erreichbar sind. Infomaterial und Pressemappen werden ausgelegt. Wenn Sie einen guten Service bieten wollen, sollten Sie auch noch am selben Tag Pressematerial an die Journalisten schicken, die nicht persönlich erscheinen konnten. Idealerweise schicken Sie noch am selben, spätestens am folgenden Tag digitales Bildmaterial von der Veranstaltung zur kostenlosen Veröffentlichung an die abwesenden Journalisten.
Nach der Veranstaltung ist die Arbeit noch nicht vorbei. Ein fester Ansprechpartner muss durchgehend für etwaige Nachfragen erreichbar sein und auch kurzfristig Material nachliefern können. Stellen Sie, wenn möglich, einen Bericht und Fotos so schnell wie möglich auf Ihre Website. Beobachten Sie die Berichterstattung vor allem natürlich derjenigen Medien, von denen Journalisten zu Ihrer Veranstaltung kamen. Aber auch darüber hinaus sollte man das Geschehen im Blick behalten. Scheuen Sie sich nicht davor, bei denjenigen Pressevertretern telefonisch nachzuhaken, die in den folgenden Tagen keinen Bericht gebracht haben. Fragen Sie nach den Gründen, hier können Sie unter Umständen wertvolle Hinweise für die Gestaltung der nächsten Pressekonferenz erhalten.
